Alle Daten einfach Exportieren aus CRM Online

Diese Woche werden wir CRM Online um eine weitere neue Funktion erweitern. Wie versprochen, können Sie bald Ihre komplette Datenbank exportieren. Warum möchten Sie die Daten exportieren die in CRM Online abgespeichert sind? Schließlich ist alles in der Cloud sicher und gut geschützt. Außerdem erstellt PVCRM täglich eine Backupkopie für die Daten Sicherung. Mit anderen Worten, Sie sind völlig entlastet.

Der Grund für diese Funktion ist Artikel 20 der DSGVO, diese betrifft und behandelt die Datenportabilität. Mit anderen Worten, das “Recht auf Datenübertragbarkeit”. Die neue Exportfunktion bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre gesamte Datenbank zu exportieren, sodass Sie Zugriff haben auf alle Daten, Dokumente und Beziehungen Verknüpfungen oder zusammenhänge, die Sie in PVCRM Online erstellt haben.

Ein Export von was?

Was für Daten können Sie exportieren? Ein Export aus CRM Online enthält alle Daten Ihre Beziehungen, einschließlich der Anhänge. Denke Sie dabei zum Beispiel an: Beziehungsinformationen, Aktivitäten, Vertriebsaktivitäten inkl. Vertriebsdokumenten, Notizen, Merkmalen, Kampagnenereignisse, Liste verknüpfter Anhänge oder Dokumenten, Verknüpfungen mit anderen Beziehungen, eventuelle Anlagen usw.
Wie sieht so eine Datei aus? Für jeden Datensatz (Entität-  Aktivität- Typ) wird von CRM Online eine separate Informationsdatei erstellt, die Sie herunterladen können. In jeder Datei sind Daten in Spalten enthalten, der strukturiert Aufbau erleichtert das Suchen nach Informationen oder das herzustellen von Zusammenhängen zwischen Beziehungen und verschiedenen Dateien.

Export tätigen; wie das?

Einmal pro Woche kann jede Organisation ein Export aus CRM Online ausführen. System Nutzer, die ein Export durchführen möchten benötigen entsprechende Rechte und müssen ein zusätzliches Passwort erstellen sodass der Export geschützt ist. Die Exportdatei wird mit dem Passwort abgesichert und verschlüsseltes, Sie können diese Datei allein öffnen mit dem richtigen Password. Wie lange muss ich warten? Es hängt von der Größe Ihrer Datenbank ab, dies kann einige Minuten oder auch einige Stunden dauern. Sie erhalten eine E-Mail Nachricht, sobald der Export für Sie fertig ist, die Exportdatei wird eine Woche im System für Sie aufbewahrt. Dieses hat auch mit den Anforderungen der DSGVO zu tun.
Im CRM Online Logbuch sehen Sie anschließend, wer und wann einen Datenexport ausgeführt hat.

Mehr erfahren?

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