CRM update - Februar 2021

Am 25. Februar 2021 sollte ein Update erfolgen.  Dieses Update (Version 20.02.001) betrefft sowohl Verbesserungen in der Technologie als auch neue Funktionalitäten. Mit dieser Update wird die Grundlage geschaffen für eine Reihe von langfristigen Innovationen, die wir in diesem Jahr sowie auch in den folgenden Jahren machen müssen und wollen.  Dazu gehören Single Sign On (SSO), die mobilen Apps, die Add-Ins in Office 365 und weitere Zusatzfunktionen in CRM.

Welchen Einfluss hat das auf Sie?

Dieses Update hat minimale Auswirkungen auf Sie als Benutzer.  Die Benutzeroberfläche hat sich kaum etwas verändert. Das Update hat keine Auswirkungen auf die API.  Wir haben wohl das Login verfahren verbessert und funktionale Verbesserungen ausgeführt. In diesem Artikel möchten wir Sie darüber informieren.

Einloggen in CRM

Wir haben den CRM-Online-Anmeldeprozess angepasst, um Ihnen zu helfen, die Sicherheit Ihrer Daten zu verbessern.  Die gespeicherten Cookies enthalten durch das neu verfahren nur Session oder Accesstokens, die nicht direkt auf eine Person zurückgeführt werden können.  Dadurch wird die Menge der gespeicherten persönlichen Daten reduziert, wodurch der Login noch sicherer wird.

Einloggen in PV CRM funktioniert genauso wie Sie es gewohnt sind

Verwenden Sie die 2factor-Authentifizierung?  Sie müssen bitte die bereits bekannten Coden zurücksetzen und neu einstellen.  Hier unten erfahren Sie mehr darüber.

In Folgen von dem Update müssen Sie sich bitte erneut einloggen.
Gehen Sie dazu auf die online.pvcrm.de

Login-Seite

Geben Sie hier Ihren gewohnten Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Ihr Benutzername ist die E-Mail-Adresse.  Sie müssen kein neues / anderes Passwort festlegen.

Logindaten enthalten / merken lassen
Sollten Sie sich dazu entscheiden und die Logindaten merken lassen, werden die Login-Informationen für 30 Tage gespeichert (am Arbeitsplatz, an dem Sie sich anmelden). Wir empfehlen Ihnen, diese Option auf öffentlichen und geteilten Arbeitsplätzen nicht zu aktivieren, um einen Missbrauch Ihrer Login-Informationen zu verhindern.

Anmelden mit 2-Faktor-Authentifizierung
Haben Sie die 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) bereits vor diesem Update bei Ihnen aktiv, werden Sie beim ersten Login auf die Setup-Seite von 2FA weitergeleitet.

Code die bereits in der Authentifizierungsgerät-App erstellte wurde, können Sie direkt in Schritt 3 eingeben (siehe Abbildung unten). Nach der Validierung wird die 2FA auch in dem neuen Login-Verfahren aktiv.

Anschließend müssen Sie den Authentifizierungscode erneut eingeben.

WICHTIG!  Nach dem ersten Login wird an die Login-E-Mail-Adresse (Ihr Benutzername) einer E-Mail gesendet mit 10 Wiederherstellungscodes. Diese Codes werden benötigt, um sich anzumelden, wenn das Authentifizierungsgerät mit Ihrer App verloren geht. Bewahren Sie bitte diese Codes gut und sicher!

Wissen Sie das?
Wenn auf einem Gerät die Option „Zugangsdaten merken“ eingesetzt wird, dann bleiben auch die 2FA Codes an der entsprechenden Workstation gespeichert. Die Speicherdauer wird in der 2FA-Konfiguration in den PV-Zugriffseinstellungen festgelegt.  Siehe Abbildung unten.

Am Ende dieses Zeitraums müssen die Authentifizierungscode und die Login-Daten erneut eingegeben werden.

Arbeiten Sie in mehreren PV CRM Online-Umgebungen?  Das hat sich geändert:
Verwenden Sie mehrere CRM-Umgebungen, wird sich für Sie etwas ändern. Beim Anmelden wählen Sie, in welcher Umgebung Sie sich anmelden möchten. Dies wird nun in einem separaten Bildschirm angezeigt.

Abmelden / Umgebung-Switch
nach der Anmeldung, können Sie nicht mehr die Umgebung direkt wechseln, Sie müssen sich ausloggen und dann wieder in der anderen Umgebung anmelden. Klicken Sie zum Abmelden auf den Pfeil in der oberen rechten Ecke neben dem Namen Ihrer Umgebung (siehe Abbildung unten).

Tipp!  Arbeiten Sie viel in verschiedenen Umgebungen?  Öffnen Sie in Ihrem Browser die verschiedenen Umgebungen in einem separaten Tab.  So können Sie schnell wechseln.

Funktionale Verbesserungen

·         Browser

PVCRM startet über das Internet.  Sie können eine Vielzahl von Browsern verwenden, wie Google Chrome, Internet Explorer, Firefox, Safari (auf einem Mac) oder Microsoft Edge.  Diese letzten zwei Browser werden jetzt besser unterstützt mit den neue Technologie, die wir verwenden.  Darüber hinaus ist es nun auch möglich, mehrere PV-Tabs in einem Browser ohne Konflikte zu öffnen.

·         Mail und formatierte Notizen

Eine von den Unterschieden die Sie sofort sehen, beim Versenden von einer E-Mail ist, dass die Anrede nicht mehr in einem separaten Textfenster angezeigt wird.  Darüber hinaus nach dem Update verfügen Sie bei der Erstellung von E-Mails und Notizen über einen sogenannten HTML-Editor und Viewer.  Der Editor ermöglicht es Ihnen, Texte in E-Mails und Notizen zu formatieren (z. B. Fett oder Kursiv, Einbinden von Texten, Bildern, Bulletings etc.), ohne dass Sie HTML-Kenntnisse benötigen.  Im Editor ist auch eine Rechtschreibprüfung enthalten, wird ein Rechtschreibfehler gefunden, erscheint das Wort rot unterstrichen.  Um die korrekte Schreibweise zu sehen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Wort, während Sie die „Strg“  Taste gedrückt halten. Um (kopierte) Texte einzufügen, verwenden Sie die Tastenkombination „Strg + Umschalt + V“. Der Viewer sorgt dafür, dass die Formatierung in gespeicherten E-Mails und Notizen auch erhalten bleibt.

Verwenden Sie Standard-E-Mail-Texte oder E-Mail-Vorlagen.  Bitte hier aufpassen!

Bereits erstellte E-Mail-Texte und E-Mail-Vorlagen funktionieren weiterhin wie bisher, jedoch können geringfügige Unterschiede im Format auftreten.  Achten Sie daher darauf, auf die Formatierung der Nachricht übereinstimmt, bevor Sie diese tatsächlich versenden. Im E-Mail-Dialogfenster ist oben rechts die Option „Vorschau anzeigen“ zu sehen. So können Sie die Formatierung Ihrer Nachricht überprüfen.

Ist das Layout nicht mehr (vollständig) wie gewünscht, können Sie die Texte und Vorlagen nach Bedarf in den Anwendungseinstellungen ändern oder einen Administrator bitten, dies für Sie zu tun.

Noch mehr funktionale Verbesserungen:

Ansichten (Wiedergabelisten)

in die aktuelle Version, bestand eine Ansicht aus einem Scrollbalken und einer Reihe von Seiten.
In der neuen Version passt sich die Ansicht der Größe Ihres Bildschirmes an.  Der Scrollbalken ist verschwunden und Sie sehen sofort, aus vielen Seiten Ihre Liste besteht.  Am Ende der Seite können Sie auch angeben, welche Seiten Sie angezeigt haben möchten.  Wenn Sie Ansichten anpassen, können Sie die Reihenfolge der Spalten bestimmen.  Das Update ermöglicht Ihnen, die Spalten an die richtige Stelle zu ziehen statt mit den Pfeiltasten zu bewegen.

Suchen in der Ansichten

Das Suchen in der Ansichten ist verbessert.  Sie können selbst Suchspalten einrichten, was die Suche in den Ansichten schneller macht.

Normalerweise möchten Sie in einer Ansicht viel mehr Informationen sehen als allein die aus den Spalten in den Sie suchen möchten. Sie können nun festlegen, in welchen Spalten der Ansicht wird gesucht.  Die Suche in der Ansicht funktioniert dann viel schneller, weil nicht alle Spalten nach Informationen durchgesucht werden müssen.

Einstellung von Suchspalten

In einer neuen Ansicht oder beim Verändern von einer Ansicht müssen Sie nun mindestens 1 und maximal 10 Suchspalten angeben.  Sie können dies tun, in folgenden Schritten:

  • Schritt 1: Gehen Sie zu einer Ansicht, in der Sie die Spalten anpassen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Aktion > Ansicht > Kopieren/Einstellen.
  • Schritt 2: Wählen Sie aus, welche Spalten möchten Sie als Suchspalten verwenden.
    Bitte suchen Sie die Zeile mit dem entsprechenden Spalte und setzen ein „Häkchen“ im Ankreuzfeld unterhalb vom Lupensymbol. Klicken Sie auf das Kreuz rechts oben, um die Ansicht zu verlassen.

Verwenden

Bei Suchen in einer Ansicht werden jetzt automatisch die ausgewählten Suchspalten verwendet.
Diese Spalten erscheinen in Blau in der Ansicht. So wissen Sie, in welche Spalte nach Ihrem Suchtext gesucht wird.

Alle Spalten durchsuchen

Wenn Sie alle (bis zu 20) Spalten in einer Ansicht durchsuchen möchten, steht Ihnen die alte Methode für die Suchen zu Auswahl .

Geben Sie den Suchtext in das Suchfeld oberhalb der Ansicht ein und klicken dann auf das Lupensymbol am Anfang des Suchfeldes.  Eine Option wird nun angezeigt, um in den Suchspalten (Standard) oder in allen Spalten zu suchen. Wählen Sie hier Alle Spalten, wenn die gesamte Ansicht nach Informationen abgesucht sein sollte.

Temporäre Filterung / „ZeitlicherFilter“

Wenn Sie genau wissen in welche Spalte Sie suchen möchten, können Sie die temporären Filter verwenden. Bisher war es allein möglich diese Option für die Auswahllisten und Datumsangaben zu verwenden, ab jetzt ist diese für alle Feldtypen verfügbar.

Der Hauptvorteil von dem Suchfilter ist, dass eine bestimmte Spalte durchsucht wird.  Das macht die Suche schneller, weil wir nicht in alle Spalten und in alle Informationen durchsuchen müssen.

Die Filter können aktiviert (und/oder auch fest Pinnen als Knopf) werden mit der Option „ZeitlicherFilter“ in jeder Ansicht, in der Spalten sichtbar sind. Je nach Feldtyp wird nun eine entsprechende Filteroption angezeigt.

In einigen Fällen gibt es Spalten, in denen kein Suchfilter angezeigt wird, hierbei handelt sich um Spalten in den Informationen zusammengesetzt sind aus mehreren Feldern mit Daten von verschiedenen Aktivitäts- oder Beziehungstypen. Aufgrund der unterschiedlichen Werte (z.B. Text, Zahlen, Auswahllisten), wird hier kein Filter angezeigt.

·         Produktpositionen

Produktpositionen in den Verkaufsaktivitäten können nach dem Update gezogen werden, um sie in der richtigen Reihenfolge zu platzieren. In folgenden Aktivitäten wird es möglich: Verkaufschancen, Verkaufsrechnungen, Verkaufsangeboten und Abonnements.

 

·         Mein Arbeitsplatz

Die Einrichtung „meines Arbeitsplatzes“ hat sich leicht verändert.  In der linken Spalte finden Sie die Werte, die sich in „Mein Arbeitsplatz“ befinden. Die rechte Spalte enthält alle Elemente, die zu „Mein Arbeitsplatz“ hinzugefügt werden können. Diese Spalte enthält eine Reihe von Elementen, die Sie durch Klicken auf den Pfeil erweitern können. Um ein Element zu deinem Arbeitsplatz hinzuzufügen, klicke auf das Pluszeichen daneben.  Auch hier können die Elemente an die richtige Position gezogen werden, um die richtige Reihenfolge zu bestimmen.  Klicken Sie abschließend auf Ausführen und ihr Arbeitsplatz ist eingerichtet.

·         Notizen platzieren direkt in der Beziehungskarte

Sie können eine kurze Anmerkung / Notiz direkt in einer Beziehungskarte platzieren.  Dieser Hinweis ist immer sichtbar, wenn Sie etwas innerhalb dieser Beziehung tun (z. B. eine Aktivität hinzufügen). In dem Reiter „Mehr Info“ haben Sie die Möglichkeit, eine Aufmerksamkeit hinzuzufügen.  Dieser Hinweis wird im Kopf der Beziehungskarte angezeigt.

Sie können diese Funktion in den Anwendung Einstellungen aktivieren.  Gehen Sie zu Einstellungen >  Anwendung Einstellungen >  Konfiguration >  Registerkarten. Bitte die Option – „Zusätzliche Informationen zu Beziehungen erfassen“ ankreuzen.

·         Passwort vergessen

Die Vorgehensweise Ihrem Passwort zu verändern, falls Sie den vergessen haben wurde geändert.  Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf „Passwort vergessen“
    2. Geben Sie Ihren Benutzernamen (E-Mail-Adresse) und klicken Sie auf „Senden“
  2. Per E-Mail erhalten Sie eine Nachricht mit einem Link, dieser Link ist 4 Stunden gültig
  3. Klicken Sie auf den Link, um ein neues Passwort zu erstellen
  4. Geben Sie ein neues Passwort ein und wiederholen Sie es.
  5. Eine neue Seite wird eröffnet, auf der Sie als Benutzer sich Einloggen können mit Ihrem neuen Passwort

·         Serienaufgabe

Um einer Serienaufgabe durchzuführen, wählen Sie zuerst die Aktivitäten aus, auf die Sie die Serienaufgabe anwenden möchten. Auswahl von Aktivitäten tätigen Sie, indem Sie auf den Knopf „Aktionen„ >  Serienaufgabe > Auswahl Einschalten klicken und dann auf die Aktivität klicken. Um mehrere Aktivitäten auszuwählen, halten Sie die „Strg“-Taste gedrückt.  Sie können auch eine ganze Reihe von Aktivitäten gleichzeitig auswählen, indem Sie die Kombination „Strg + Umschalt“ gedrückt halten und auf die oberste und letzte Aktivität in dieser Zeile klicken.

TIPP: Sie können diese Option auch als ein Knopf auf Ihr Knopfbalken fixieren. So sehen Sie immer, ist die Auswahl „Ein“ oder „Aus“ (siehe blauen Knopf in der Abbildung unten).